I inlägget Distansjobb – del 3.1: Flexibla arbetstider tittade vi på ämnet från ett företagsperspektiv. För att få verkliga exempel om hur det kan fungera i praktiken har vi intervjuat tre företag som alla erbjuder sina medarbetare flexibilitet när det kommer till både arbetstider och arbetsplats.

Medverkande:
Love Sahlin, WTMG
Thomas Aziz, Crisp Film
Oscar Sandström, Viseo

Love Sahlin, VD på Web Tech Media Group (WTMG)

WTMG är en digital producent och produktionsbyrå med bas och kontor i Stockholm vars medarbetare har full frihet att arbeta när och vart de vill, så länge de är nåbara mellan klockan 8-18. Då vissa arbetar från kontoret, arbetar andra hemifrån eller på annan geografisk plats. Samtliga medarbetare har tydliga mål och täta avstämningar så att de gemensamt ser att de är på rätt väg och når målen.

“Medarbetarna känner en större frihet och vi upplever att dom mår bättre samt att vi har en fördel gentemot våra konkurrenter.”

Love Sahlin, VD på WTMG (i mitten på bild)

– Vi skapade WTMG för att vi inte tyckte att det fanns någon arbetsgivare som gav oss det arbetsklimat som vi ville ha. En stor del i detta är friheten att välja själv hur du vill disponera din tid. Vi ser inte att det finns något självändamål i att sitta fjättrad vid ditt skrivbord 8 timmar om dagen utan känner själva att vi arbetar bättre om vi själva får välja hur vi ska disponera vår arbetsdag. Det samma gäller givetvis alla som jobbar med oss, berättar Love Sahlin.

Love berättar att upplägget av arbetstider och arbetsplats har lett till att WTMG som bolag får utmana sig själv att skapa en arbetsmiljö på kontoret som medarbetarna aktivt söker sig till. Även fast de har helt fria tyglar finns det tillfällen då konsulter som befinner sig ute hos kunder behöver anpassa sig efter kundernas behov och önskemål.

Har ni sett några positiva effekter?
– Medarbetarna känner en större frihet och vi upplever att dom mår bättre samt att vi har en fördel gentemot våra konkurrenter.

Finns det några negativa effekter eller utmaningar?
– Det gäller att vi sätter upp tydliga mål med medarbetarna, att dom är lojala och planerar sin egna tid.

Thomas Aziz, VD på Crisp Film

Crisp Film är ett produktionsbolag som samarbetar med svenska varumärken, organisationer och byråer genom rörlig kommunikation och film. På Crisp Film arbetar medarbetarna till största delen på kontoret i Stockholm men förutom schemalagda möten och sammankomster med teamet och kunder råder inga satta arbetstider. De anställda har frihet under ansvar och mäts inte på annat än resultat och själva leveransen då det förväntas att samtliga levererar inom deadlines.

“Borttagna arbetstider och kontrollerat distansjobb har gett både bättre resultat och gladare medarbetare.”

Tomas Aziz, VD på Crisp film (till vänster på bild)

– Vi har med åren tagit bort arbetstider helt och hållet. Personalen känner att de är fria och får större incitament att leverera själva produkten då det är den enda vi ser till. Vi arbetar i en kreativ bransch där många gärna arbetar kvällar och sover på morgonen. Genom att bemöta detta behov har vi attraherat ett flertal personer till oss och även skapat en bättre stämning, berättar Thomas Aziz.

Även fast Crisp Film inte tillämpar några fasta arbetstider har de märkt att arbete hemifrån inte riktigt alltid blir heltidsjobb. Efter att ha sett att friheten nyttjades på fel sätt har de nu begränsat möjligheten till jobb hemifrån men det är dock inte förbjudet.

– Våra medarbetare får arbeta hemifrån någon enstaka dag men aldrig flera dagar efter varandra utan att det finns någon speciell anledning. Vi ser däremot till att ta fram schema och upplägg utefter önskemål. Exempelvis var det en kollega som ville jobba en månad från Spanien i vintras och det löste vi utan problem och med goda resultat. Vi har dessutom en kollega som sitter på eget kontor i Södertälje då det är närmare hem, något som har fungerat jättebra.

Har ni sett några positiva effekter?
– Vi har absolut sett en stark förbättring i att ta bort arbetstider men inte riktigt med distansjobb än så länge. Så länge kontroll finns fungerar det bra. Borttagna arbetstider och kontrollerat distansjobb har gett både bättre resultat och gladare medarbetare.

Finns det några negativa effekter eller utmaningar?
– Det är lätt att distansarbete leder till mer ledighet än arbete. Jag tror att det handlar om att hitta ett system att följa för att få det att funka. Där är vi inte riktigt idag.

Oscar Sandström, grundare på Viseo

Viseo är en datadriven SEO- och Google AdWords-byrå med kontor i Stockholm men där medarbetarna helt på egen hand får välja vart i världen de vill ha sitt kontor. Medarbetarna mäts inte på antal timmar utan på individuella KPIer. På Viseo är huvudfokus att leverera bra resultat till deras kunder och därmed återspeglas detta i teamet. Hur länge, när på dygnet och vart medarbetarna arbetar spelar ingen roll så länge de levererar på sina KPIer.

“Vi tror på våra teammedlemmar och om de får styra livet på sitt sätt och förverkliga sina drömmar kommer de stanna längre, trivas bättre och prestera på topp.”

Oscar Sandström, grundare på Viseo

– Alla människor är olika och vissa presterar bra på morgonen, kvällen eller natten. Vissa jobbar bäst i havsbris i Sydostasien medan andra älskar Stockholm. Har du kundkontakt behöver du naturligtvis få in ett par timmar under kontorstid. Kort sagt, du väljer själv och sedan synkar med teamet så att det fungerar, berättar Oscar Sandström.

Har ni sett några positiva effekter?
– Massvis. Varför ska alla gå till jobbet och trängas på tunnelbanan i morgonrusningen? Vi tror på våra teammedlemmar och om de får styra livet på sitt sätt och förverkliga sina drömmar kommer de stanna längre, trivas bättre och prestera på topp.

Finns det några negativa effekter eller utmaningar?
– Det gäller verkligen att ha en rigorös anställningsprocess. Det är väldigt viktigt att hitta personer som verkligen passar in i den här livsstilen. Det är många som i teorin gärna skulle jobba på distans, särskilt nu när det blivit en trend i USA som börjar komma till Sverige, men som i praktiken inte har disciplinen som krävs. I slutändan ser jag det som en positiv aspekt då du får drivna teammedlemmar med stort ansvarstagande. Nackdelen är att det tar tid att hitta rätt personer!

Lina Dobrzynski
lina@urbanurban.se

English translation

Remote work – pt. 3.2: Interviews

In the post Remote work – pt. 3.1: Flexible working hours, we looked at the topic from the employer perspective. To give some examples of how it can work in practice, we have interviewed three companies who are all offering their employees flexibility when it comes to both working hours and work location.

Love Sahlin, CEO at Web Tech Media Group (WTMG)

WTMG is a digital producer and production company based in Stockholm. At WTMG, the employees choose when and where they work, as long as they can be reached between 8am – 6pm. While some work from the office, others work from home or remotely from any other location. All employees have set objectives and frequent follow-ups to make sure they are on the right track and are reaching their overall objectives.

“The employees feel that they have greater freedom and we are experiencing that their well-being has improved. We have also seen that we have an advantage against our competitors.”

Love Sahlin, CEO at WTMG

– We created WTMG as we did not see there was any employers who could give us the working climate we desired. A big part of this is the freedom to choose on your own how you plan your daily work schedule. We do not see that there is any purpose of sitting chained at your desk 8 hours a day. Instead, we feel that we work better when we can independently choose how to plan our workday. Naturally, the same goes for all employees who work with us, says Love Sahlin.

Love explains that the flexible setup of working hours and location requires WTMG to challenge themselves in creating a working environment at the office that the employees actively want to work from. Consultants who are working with clients have free reins, but there are situations when they need to adjust according to the clients’ requirements and wishes.

Have you seen any positive effects?
– The employees feel that they have greater freedom and we are experiencing that their well-being has improved. We have also seen that we have an advantage against our competitors.

Are there any negative effects or challenges?
– It requires us to set clear and distinct objectives for each employee. It also requires that they are loyal and plan their own time.

Thomas Aziz, CEO at Crisp Film

Crisp Film is a production company that is collaborating with Swedish brands, organisations and agencies through moving visual communication and film. At Crisp Film, the employees work mostly from the office in Stockholm but there are no set working hours, except for scheduled meetings with the team and clients. The employees are independently responsible for their own work and are only measured by results and delivery as it is expected of them to deliver within set deadlines.

“Removed working hours and controlled remote working have given us both very good results and happier employees.”

Tomas Aziz, CEO at Crisp Film

– As the years have gone by, we have removed set office hours. The staff feel that they have more freedom and get better incentives to deliver the product itself, as it is the most important aspect of our business. We are working in a creative industry where many prefer to work during evenings and to sleep in during mornings. As we offer that kind of freedom, we have attracted a large number of people to our company and in addition also created a better atmosphere, says Thomas Aziz.

Even though Crisp Film does not apply any set working hours, they have noticed that working from home does not result in full-time work. Today, the possibility to work from is limited, as they saw it was used the wrong way.

– Our employees can work from home every now and then but never several consecutive days in a row without any particular reason. We are, however, always open to plan individual work schedules for our employees upon request. For an example, we had a colleague who wanted to work for a month from Spain last winter and we solved that without any problems with good results. Also, we have a colleague who works from his own office in Södertälje since it is closer to his home. It has worked out very well.

Have you seen any positive effects?
– We have definitely seen an improvement in removing working hours but not really when it comes to remote working yet. As long as there are control and measurements, it works well. Removed working hours and controlled remote working have given us both very good results and happier employees.

Are there any negative effects or challenges?
– Remote work easily turns into more leisure than work. I believe it is crucial to find a system that can be followed to make it work. Crisp Film is not quite there yet.

Oscar Sandström, Founder at Viseo

Viseo is a data driven SEO and Google Adwords partner based in Stockholm with employees that can choose any place in the world as their office. The employees are not measured by number of worked hours but on individual KPIs. At Viseo, the main focus is to deliver good results to its customers and therefore, this is reflected in the team. How long, when and where the employees work does not matter as long as they deliver on their KPIs.

“We believe in our team members and if they are allowed to plan their lives in their own way and make their dreams come true, they will stay longer, enjoy themselves more and perform at their best.”

Oscar Sandström, Founder at Viseo

– All people are different as some work better in the morning, some during evening and some during night. Some work better with an ocean breeze in South East Asia while some love Stockholm. If you are in contact with clients, you naturally need to work a few hours during office hours. In short, you plan your own time and check with the team to see that everything works out, says Oscar Sandström.

Have you seen any positive effects?
– Many. Why should everyone go to the packed subway during morning rush hours to get to work every day? We believe in our team members and if they are allowed to plan their lives in their own way and make their dreams come true, they will stay longer, enjoy themselves more and perform at their best.

Are there any negative effects or challenges?
– It definitely requires us to have a rigorous recruitment process. It is crucial to find people that are truly suited for this lifestyle. There are many who in theory would love to work remotely, especially now that it is a big trend in the USA that is influencing Sweden, but who in reality do not have the discipline it takes. At the end of the day, I see it as something positive; it results in driven team members who take great responsibility for their work. The downside is that it takes a long time to find the right people!