Att rekrytera på distans, alltså helt utan fysiska möten, är idag välbekant för både kandidater och företag. Redan innan pandemin hölls flera steg i en rekryteringsprocess ofta digitalt; telefonintervjuer, videointervjuer, personlighetstester, referenser och signering av anställningsavtal är digitala verktyg som används, för att nämna några.

Vissa företag sköter redan sina rekryteringsprocesser helt och hållet på distans medan andra fortfarande har vissa steg, såsom intervjuer, genom fysiska möten. Med pandemin har de flesta företag dock tvingats till att anamma mer digitala processer generellt - rekrytering inkluderat.

För att undersöka några för- och nackdelar med distansrekrytering har vi pratat med vår kund Exertis Ztorm som vi har rekryterat aktivt till under pågående pandemi. Vi kommer att titta på distansrekrytering både från ett företags- och kandidatperspektiv med hjälp av Gustav Nisser (Head of Digital Services) och Alexander Mellström (ComOps Coordinator) från Exertis Ztorm.

Företagsperspektivet

Sedan mars har Exertis Ztorm gjort flera rekryteringar helt på distans. Eftersom de är ett internationellt företag är videomöten i sig inget nytt men intervjuer med kandidater i rekryteringar sker oftast genom ett fysiskt möte. Gustav Nisser har rekryterat aktivt till sitt team och träffat flera kandidater för olika positioner.

Vilka är de största utmaningarna i distansrekrytering för dig som rekryterande chef?
Gustav: “Att få en känsla för kandidaten som person och att etablera något slags band är särskilt svårt när man inte kan ses ‘på riktigt’. Det finns också en utmaning i att integrera en ny teammedlem i teamet - både i att se till att de lär känna sina kollegor och närmsta chef ordentligt men också i att se till att de passar in i företagskulturen. Det är extra utmanande för alla rekryterande chefer att stötta sina nya teammedlemmar på distans.”

Hur kan man kompensera för dessa utmaningar?
Gustav: “Precis som i en vanlig rekryteringsprocess kartlägger vi från start vilka egenskaper och kunskap som behövs för rollen. Därefter har vi tillsammans med UrbanUrban designat en process där vi kan säkerställa just de kvaliteterna i olika steg. Det som blir ännu mer kritiskt i en distansrekrytering är att veta just vad man letar efter och hur man ska säkerställa det.

Alla våra slutkandidater gör alltid ett personlighetstest där de skattar sig själva, vilket hjälper oss till en viss grad. I distansrekrytering blir det ett bra extraperspektiv som hjälper oss att ta upp rätt frågor eller att bekräfta vår uppfattning av kandidaten.”

Finns det några uppsidor i att rekrytera på distans?
Gustav: “Vi är väldigt nöjda med de vi anställt genom distansrekrytering hittills, så det är möjligt att utmaningarna är mindre än vad man tror. Jag ser inga stora uppsidor men det funkar väldigt väl med tanke på de utmaningar som finns. Med det sagt så finns det absolut en konkurrensfördel om vi kan driva en lyckad och engagerande rekryteringsprocess även då den är helt på distans - speciellt i nuvarande situation. Även bortsett från pågående pandemi finns det en stor fördel när man är ett internationellt företag eller om man sitter på olika platser inom landet.

Exertis Ztorm.jpg — **Gustavs tips till rekryterande chefer:**

**1. Ha en stabil internetuppkoppling**
Väldigt grundläggande tips, men definitivt värt att nämna eftersom dålig uppkoppling kan påverka intervjun negativt.
**2. Börja med lite kallprat**
Se till att spendera några minuter med kallprat för att få alla i samtalet att känna sig bekväma - det är lätt att glömma det initiala kallpratet när man är på länk i jämförelse med ett fysiskt möte.
**3. Avbryt inte när andra pratar**
Tänk på konversationens ‘flöde’ och ansträng dig för att inte avbryta när någon annan pratar; gör det bara när det är nödvändigt. Videosamtal flyter inte på på samma sätt som när man ses på ett möte, så man behöver anstränga sig för att få till en bra och flytande kommunikation.
**4. Lägg till externa verktyg i processen**
Som tidigare nämnt använder vi personlighetstest i våra processer vilket ger oss ett användbart perspektiv (men se till att du förstår testerna ordentligt eller jobba med en expert som kan guida dig).
**5. Ha koll på vad ni letar efter**
Kartlägg vad som är viktigt för rollen och hur ni ska utvärdera de kvaliteterna. Dessa aspekter kombinerat är vad man baserar sitt slutgiltiga beslut på.

Kandidatperspektivet

Tidigare i år gick Alexander Mellström igenom en rekryteringsprocess helt på distans och blev slutligen anställd hos Exertis Ztorm som ComOps Coordinator.

Hur var din upplevelse i att bli rekryterad på distans?
Alexander: “Min upplevelse överlag kunde inte varit bättre. UrbanUrban var väldigt stöttande från start till slut. Jag upplevde att de verkligen ville att jag skulle lyckas och gav mig rådgivning/feedback genom hela processen. Det fick mig att känna mig självsäker och mer avslappnad på intervjuerna.”

Vilka var de största utmaningarna?
Alexander:

“Hur man presenterar sig själv genom en webbkamera och hur man visar att man är engagerad i konversationen med sitt kroppsspråk.”
“Det kan vara svårt att få en känsla för stämningen i rummet och att avläsa kroppsspråket hos intervjuaren.”
“Fördröjningar i ljud eller bild kan förekomma under intervjun, vilket kan orsaka onaturliga pauser i dialogen.”

Var det något som saknades i rekryteringsprocessen?
Alexander: “Det enda jag kan tänka på är att man inte har möjlighet att se kontoret och en potentiell arbetsplats. I vanliga fall är det en bra möjlighet att få en generell känsla för energin på kontoret och få träffa lite folk som jobbar där.”

Kunde du hitta sätt för att kompensera för utmaningarna?
Alexander: “Det är svårt att svara på men det handlar egentligen om att tro på dig själv, läs på om företaget och visa intervjuaren att du är självsäker och entusiastisk om rollen du sökt.”

Skärmavbild 2020-09-02 kl. 14.54.29_1.png — **Alexanders tips till kandidater:**

**1. Förbered din omgivning**
Skapa ditt eget kontor för intervjun. Istället för att det ska kännas som att du fortfarande är hemma, få det att kännas som att du ska gå på en ‘vanlig’ intervju. Eftersom du ska presentera dig själv genom en webbkamera, försök att sitta någonstans med en enkel vägg eller ‘ren’ bakgrund bakom dig för att undvika distraktioner - du vill inte sitta på ett kafé eller ligga på soffan. Ha ett anteckningsblock, penna, ett glas vatten och en stol redo för ditt möte.
**2. Läs på om företaget**
Läs alltid på om företaget, branschen och rollen inför din intervju. Att förstå företaget och din roll påvisar att du har ett genuint intresse och du kommer också att känna dig mer självsäker i dina svar.
**3. Ha ett glas vatten redo under intervjun**
Detta påminner dig att faktiskt aktivera kroppen under intervjun eftersom det är enkelt att bli ‘stel’ under ett videomöte. Att dricka innan du svarar ger dig också tid att tänka igenom ditt svar och du blir heller inte torr i munnen.
**4. Fråga frågor!**
Det kanske låter kliché men det är väldigt viktigt att visa intervjuaren att du är engagerad och intresserad. Förbered 3-5 frågor före intervjun om företaget och din roll.
**5. Kom ihåg att du sitter i ett professionellt möte**
Det är lätt att känna sig lite för avslappnad då du är hemma under intervjun. Blir inte för avslappnad och bekväm, genom att exempelvis sitta hopsjunken eller klia dig i huvudet hela tiden. Man glömmer lätt att webbkameran är på.

Lina Dobrzynski
lina@urbanurban.se

English translation

How to succeed in remote recruitment

Remote recruitment, i.e. recruitment without any physical meetings, is already well-known to both candidates and companies. Even before the pandemic outbreak, many stages of a recruitment process were conducted digitally; telephone interviews, video interviews, personality tests, references and signing of employment contracts are digital tools that are being used, to name a few.

Some companies are already conducting their recruitments remotely while many others still have some stages, such as interviews, conducted face-to-face. With the pandemic, most companies have been forced to adopt more digital processes in general - recruitment included.

To explore some of the pros and cons of remote recruitment, we have talked to our client Exertis Ztorm who we have been recruiting actively to during the ongoing pandemic. We will look at remote recruitment from both a company and candidate perspective with help from Gustav Nisser (Head of Digital Services) and Alexander Mellström (ComOps Coordinator) from Exertis Ztorm.

The company perspective

Since March this year, Exertis Ztorm have completed several recruitments remotely. Being an international company, video meetings are not new to Exertis Ztorm, but interviewing candidates in recruitment is normally done face-to-face. Gustav Nisser has been recruiting actively to their teams and met with several candidates for different positions.

What are the biggest challenges in remote recruiting for you as a hiring manager?
Gustav: “Getting a good feel for the candidate as a person and getting rapport with them is particularly difficult when you’re not able to meet. There’s also a challenge in integrating a new team member to their new team – both in terms of ensuring they get to know their colleagues and their manager properly, but also ensuring they fit into the company culture. It’s also extra challenging for all hiring managers to support their new team member from a distance.”

How can you compensate for these challenges?
Gustav: “Just like in a normal recruitment process, we always map what type of qualities and knowledge that is needed for the role. We and UrbanUrban have then designed a process that allows us to ensure those qualities in different stages. What becomes even more critical in a remote process is to know what you’re looking for and how to assess it.

Our final candidates always complete a self-assessed personality test, which helps to a certain degree. In a remote process, it adds an additional perspective that helps us to raise the right questions or confirm our perception of a candidate.”

Are there any upsides to remote recruitment?
Gustav: “We’ve been very happy with the totally remote hires so far, so it’s possible the challenges are smaller than they’re perceived. I’m not seeing any major upsides, but it certainly works very well considering the challenges involved. That being said, it is certainly a competitive advantage if we are capable of running a successful and engaging recruitment process despite it being completely remote - especially in the current environment. Aside from the pandemic, the benefits of a good remote process naturally apply to international or non-local national recruitment at all times.”

Gustav Nisser2.jpg — **Gustav’s recommendations for hiring managers:**

**1. Check your internet connection**
Very basic advice, but definitely worth mentioning since a bad internet connection can negatively impact the interviews.
**2. Start with some small talk**
Make sure you spend a few minutes getting everyone on the call comfortable – it’s easier to forget the initial small talk when you’re remote vs. when in person.
**3. Don’t interrupt when others are talking**
Think about the ‘flow’ of the conversation – work hard to avoid cutting somebody else off; only do so when necessary. Video calls are less fluid than face-to-face conversations, so effort is needed to enable good communication.
**4. Add external tools to the recruitment process**
As mentioned, we use personality tests in our processes, which adds a useful perspective (but make sure to understand them properly, or work with a professional who can guide you).
**5. Know what you’re looking for**
Map what’s important for the role and how you’re going to assess those qualities. All these aspects combined are what you have to rely on in your final decision.

The candidate perspective

Earlier this year, Alexander Mellström went through an entirely remote recruitment process and was successfully hired by Exertis Ztorm as ComOps Coordinator.

What was your experience of being recruited remotely?
Alexander: “My overall experience of the remote recruitment process couldn’t have been any better. UrbanUrban were very supportive from the beginning to the end. I felt that they really wanted me to succeed and gave me guidance/feedback throughout the entire process. Which made me feel confident and more relaxed during the interview.”

What were the biggest challenges?
Alexander:

“How to present yourself through a webcam, showing that you’re engaged in the conversation with your body language.”
“It can be difficult to get a feeling of the room and read the body language of the interviewer.”
“Latency issues can also occur during the interview, which can cause an unnatural pause in the dialogue.”

Is there anything that was missing in the recruitment process?
Alexander: “The only thing I can think of that’s lacking is getting the opportunity to see the office and potential work space. Which is otherwise a good opportunity to get a general feeling of the energy in the office and getting to meet the staff working there.”

Were you able to compensate for the challenges?
Alexander: “It’s difficult to answer, but it’s really about believing in yourself, do your research about the company and show the interviewer that you’re confident and enthusiastic about the role you’ve applied for.”