Hur man lyckas med remote onboarding
Onboarding är en viktig aspekt i en anställds ‘livscykel’ och har på senaste tiden uppmärksammats mer och mer då man har förstått betydelsen av att lyckas med onboarding.
- “Allt mer forskning understryker vikten av en bra onboarding för att minska risken för tidiga avhopp och öka engagemang och produktivitet”, säger Paulin Larsen Berglöf at Whippy.
I och med rådande pandemi har många företag tvingats övergå till en mer, om inte helt, digital och remote onboarding. Detta har medfört nya utmaningar och förutsättningar.
För att undersöka förutsättningar för remote onboarding har vi pratat med Paulin Larsen Berglöf, VD och grundare på Whippy. Whippy skräddarsyr digitala onboardingprocesser för att säkra att medarbetare och anställande chef får en bra start vid nyanställning. Lösningen som Whippy erbjuder hjälper företag att säkerställa att det finns en standardiserad och testad process som gör att anställda kan introduceras både on site och remote.
För att få med ett praktiskt perspektiv har vi tagit del av tips från Kim Wanoa, Operations Manager hos vår kund Exertis Ztorm. Kim har själv onboardat flertalet teammedlemmar, både innan och under pågående pandemi.
Expertperspektivet
Paulin, berätta vad det finns för generella utmaningar när det kommer till onboarding?
Paulin: “Bara 12 procent anser sig nöjda med sitt företags onboarding och en av fem nyanställda lämnar inom 45 dagar. Introduktionen har stor påverkan på engagemang och hur snabbt en ny medarbetare är ‘up to speed’. Det här är ju dels kostsamt för organisationer men det kan också påverka engagemang och motivation i existerande team om en ny kollega lämnar tidigt.
En utmaning som vi ser är att många företag fokuserar onboardingen på de första veckorna då medarbetaren matas med extremt mycket information. I själva verket bör en onboardingprocess innefatta hela först året och inte bara inkludera saker som blomma på skrivbordet, första lunch med teamet, parkeringskort och intromöten utan bör även inkludera reflektionsövningar och avsatt tid för dialog om bl.a. förväntansbild och utveckling. Det handlar om att investera i relationsbyggande och om att skapa förtroende.”
Vad är det som skiljer sig praktiskt mellan ‘vanlig’ onboarding och onboarding på distans?
Paulin: “Jag skulle lyfta att avsaknaden av det fysiska mötet vid remote onboarding, vilket ställer högre krav på den anställande chefen att välkomna och vara närvarande i sitt ledarskap första tiden. Mitt tips är att ha många och korta avstämningar istället för få och längre, samt att ta varje tillfälle att introducera den nya medarbetaren i videomöten.”
Paulins tips till chefer för remote onboarding:
1. Ha en genomarbetad process på plats
Säkra att det finns en genomarbetad och trycktestad process på plats som används av samtliga anställande chefer – först då kan ni kvalitetssäkra att alla medarbetare får samma upplevelse av sin introduktion hos er.
2. Innehåll kommer före tekniklösning
Låt innehåll komma före teknik och plattformsval. En cool app utan bra content kommer inte vara lika framgångsrikt som en enklare teknisk lösning med riktigt bra och engagerande innehåll.
3. Behöver ni en eller flera resor?
Fundera över om ni kan ha en standardiserad onboardingresa för samtliga nyanställda eller om ni behöver skräddarsy för exempelvis olika roller.
4. Hur ska onboardingen mätas?
Fundera över vad ni behöver mäta för att säkerställa att ni levererar den onboardingen ni vill. Vill ni mäta engagemang, produktivitet eller kanske lojalitet?
5. En designerad buddy
Utse en buddy som finns som stöd första månaderna utöver chefen.
Har det tillkommit fler utmaningar i samband med pandemin?
Paulin: “Det är klart att det kommer med utmaningar när vi inte fysiskt kan ses på samma sätt. Det fysiska mötet kommer fortsatt vara viktigt även om jag personligen är övertygad om att vi inte behöver ta alla möten fysiskt utan vissa lämpar sig tom bättre digitalt. Vi på Whippy ser den bästa lösningen är en hybrid mellan att optimera processen digitalt - för att automatisera och förenkla - och fysiska möten - för att bygga relation.”
Hur löser man utmaningarna med onboarding på distans?
Paulin: “Utöver det jag redan nämnt skulle jag tipsa om att alltid utse en ‘buddy’ – dvs en person som, utöver chefen, har som uppgift att introducera och ‘ta hand om’ den nya medarbetaren första tiden så att hen känner sig sedd och välkomnad. Att också ha videomöten så att man ser varandra är viktigt. Dessutom kan sociala aktiviteter som en after work eller fredagsfika vara viktiga inslag första tiden för att teamet ska lära känna den nya kollegan och vice versa – se därför till att fortsätta med dessa inslag även om alla sitter hemma.”
Företagsperspektivet
Sedan mars har Exertis Ztorm gjort flera rekryteringar helt på distans då de arbetar hemifrån under rådande pandemi. Därför har de även behövt ställa om sina onboardingprocesser till att bli helt remote. Kim Wanoa, Operations Manager, har rekryterat aktivt till sitt team och har både skött rekryterings- och onboardingprocesser remote.
Kims tips till chefer för remote onboarding:
1. Förbered utrustning och accesser för distansjobb
Se till att den anställde har tillgång till utrustning, användarkonton och access som de behöver för att kunna arbeta hemifrån från dag ett. Se även till att de har en bra arbetsplats och set up hemma.
2. Planera in extra tid i upplärningsfasen
Ha i åtanke att en remote upplärningsfas kan komma att behöva extra tid, både för chefen och den nyanställde. Saker kan ta lite längre tid när det är på distans i jämförelse med på plats. Var beredd att tweaka processen längs vägen om något inte fungerar riktigt som det ska.
3. Dagliga virtuella teammöten
Planera in dagliga teammöten som inte bara handlar om jobb för att få in den sociala biten som man ofta har på ett kontor. Detta kan vara en kortare möte på 15-30 minuter för att ge teamet en möjlighet att dela skratt, en rolig historia eller kanske ett nytt recept. Det är ett bra sätt att låta den nyanställde lära känna teamet och vice versa.
4. Planera in frekventa möten mellan dig och den nyanställde
Att ha individuella möten eller bara en kortare check-in med den nyanställde blir ännu mer kritiskt när man jobbar på distans, framförallt då man inte kan ställa en spontan fråga över skrivbordet som när man arbetar på kontoret. Visa att du finns tillgänglig, se om den nyanställde behöver något och se till att de mår bra.
5. Ha en kanal för direktmeddelanden
En bra idé är att sätta upp en direktkanal bara mellan dig och den nyanställde, kanske via Slack, MS Teams eller Google Hangouts. På så sätt har den nyanställde ett sätt att snabbt ställa enklare frågor utan att behöva boka ett möte.
Lina Dobrzynski
lina@urbanurban.se
English translation
How to succeed in remote onboarding
Onboarding is an important aspect in an employee’s ‘life cycle’ and has lately received more and more attention as companies have realised the importance of a successful onboarding.
- “Research is increasingly emphasising the importance of a successful onboarding to decrease the risk of early quits and to increase engagement and productivity”, says Paulin Larssen Berglöf at Whippy.
With the ongoing pandemic, a lot of companies have been forced to create a more, if not completely, digital or remote onboarding. This has brought new challenges and conditions.
To explore the conditions of remote onboarding, we’ve talked to Paulin Larsen Berglöf, CEO and Founder at Whippy. Whippy customises digital onboarding processes to ensure a good start, for new employees and the hiring manager. The solution Whippy offers is helping companies to ensure a standardised and established process to enable both onsite and remote onboarding.
To explore a company example, we’ve also received recommendations from Kim Wanoa, Operations Manager at our client Exertis Ztorm. Kim has onboarded several team members to her team, both before and during the ongoing pandemic.
The expert perspective
Paulin, please explain what general challenges there are when it comes to onboarding?
Paulin: “Only 12 percent are satisfied with their company’s onboarding process and one in five leaves within the first 45 days. The introduction process has a big effect on engagement and how quickly a new employee gets ‘up to speed’. This is costly and can also affect the engagement and motivation in the existing team if a new team member leaves the company early.
A challenge we’ve seen is that a lot of companies focus on onboarding during the first couple of weeks where the new employee is supplied with an extreme amount of information. In fact, the onboarding process should stretch over the first whole year and not only include things such as a flower on the desk, a team lunch, parking permits and introduction meetings - rather, it should also include exercises of reflection and time for a dialogue about expectations and development. It’s about investing in relationship building and creating mutual trust.”
What’s the difference between ‘normal’ onboarding and remote onboarding?
Paulin: “I’d highlight the absence of physical meetings when it comes to remote onboarding, which requires the manager to welcome and to be even more present in their leadership during the first time. My advice is to have a lot of short check-ins rather than too few and too long as well as to take every opportunity to introduce the new employee in video meetings.”
Paulin’s recommendations to managers on remote onboarding:
1. Have a well-established onboarding process
Ensure there is a well thought-out process in place that is used by all hiring managers - that’s how you can ensure the quality of the process as well as that all new employees get the same experience of their introduction.
2. Content before technical platform
Prioritise content before the technical solutions and platform choice. A cool app without good content will not be as successful as a more simple technical solution with really good and engaging content.
3. Do you need one or several processes?
Have a think about if you need one standardised onboarding process for all new employees or if you need to customise it, e.g. per role.
4. How should the onboarding be measured?
Have a think about what you need to measure in order to ensure that you’re delivering the type of onboarding you’re actually aiming for. Do you want to measure engagement, productivity or maybe loyalty?
5. A designated buddy
Name a buddy to act as support during the first months, in addition to the manager.
Are there any additional challenges due to the ongoing pandemic?
Paulin: “There are of course challenges when we’re not able to meet in person in the same way as usual. The physical meetings continue to be important, even though I’m personally convinced we don’t need to have every meeting in person - some meetings are more suited to have digitally. At Whippy, we believe the best solution is a hybrid between optimising the process digitally - to automate and simplify - and physical meetings - to build the relationship.”
How do you solve the challenges with remote onboarding?
Paulin: “In addition to the above, I’d recommend naming a ‘buddy’ - i.e. a person that, in addition to the manager, is tasked with introducing and ‘taking care of’ the new employee so that he or she feels welcome and recognised. Having video meetings is also important to actually see each other. Moreover, social activities such as an after work or a Friday ‘fika’ could be important during the first time to make sure the team gets to know the new team member and vice versa. Make sure to have these types of activities even though everyone’s working from home.”
The company perspective
Since March this year, Exertis Ztorm have completed several recruitments remotely since they are working from home during the ongoing pandemic. Therefore, they’ve also had to re-design their onboarding processes to become totally remote. Kim Wanoa, Operations Manager, has actively been recruiting to her team and managed both recruitment and onboarding processes remotely.
Kim’s recommendations to managers on remote onboarding:
1. Prepare all equipment and accesses
Make sure the new employee has access to necessary equipment, user accounts and accesses they need in order to work from home from day one. Make sure they have a good workstation or setup at home.
2. Plan for some extra time in the initial phase
Keep in mind that a remote learning phase may need additional time, both for the manager and new employee. Things may take longer to conduct remotely than in person. Be prepared to tweak it along the way if things aren’t working as they should.
3. Daily virtual team gatherings
Plan for daily team meetings that are not only about work to add that social aspect that you often have at an office. This could be a shorter meeting of 15-30 minutes to give the team a chance to share laughs, a funny story or even a new recipe. It’s a good way for the new starter to get to know the team and vice versa.
4. Plan frequent 1-on-1s for you and the new employee
To have individual meetings or just a short check-in with the new employee is even more important when working remotely, especially since you can’t ask a quick question across the desk as you can when you’re at the office. Show that you’re available, ask if the new employee needs anything and make sure they’re alright.
5. A channel for direct messaging
It’s a good idea to establish a direct channel just for you and the new employee, perhaps via Slack, MS Teams or Google Hangouts. That way, the new employee can ask quick questions without having to book a meeting.
Lina Dobrzynski
lina@urbanurban.se